8MSaaS：如何管好合同項(xiàng)目，提升業(yè)務(wù)優(yōu)勢？

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【導(dǎo)讀】在現(xiàn)代商業(yè)交易模式中，合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的重要保障，而合同項(xiàng)目作為交付型項(xiàng)目的一種，常常直接影響到企業(yè)的業(yè)務(wù)與內(nèi)部運(yùn)營流程。那么，如何管好合同項(xiàng)目，提升業(yè)務(wù)優(yōu)勢?在企業(yè)管理模式的不斷升級(jí)下，“業(yè)務(wù)+項(xiàng)目一體化”管理理念開始融入到信息化系統(tǒng)，正式應(yīng)用在合同項(xiàng)目管理中。

合同項(xiàng)目是指已經(jīng)簽訂了合同，受合同約束交付時(shí)間、成本及質(zhì)量的項(xiàng)目。常見的合同項(xiàng)目有：按合同交付的項(xiàng)目型生產(chǎn)、按合同交付的專業(yè)服務(wù)或外包服務(wù)、按合同交付的工程項(xiàng)目、受投資合同控制的并購后轉(zhuǎn)型等。

與一般的或技術(shù)型項(xiàng)目不同，合同項(xiàng)目的業(yè)務(wù)邏輯較為復(fù)雜，合同項(xiàng)目的時(shí)間、成本及質(zhì)量的度量與管控更為嚴(yán)格，要有必須滿足的服務(wù)水平協(xié)議或其他條件與條款，且這些條款的罰款嚴(yán)重程度不同。而且，在完成交付的同時(shí)，更注重客戶對(duì)項(xiàng)目交付的滿意程度和服務(wù)質(zhì)量。在管理過程中，企業(yè)需要考慮業(yè)務(wù)與項(xiàng)目的平衡與協(xié)同。

所以，合同項(xiàng)目所用到的項(xiàng)目管理工具不僅需要擁有一般項(xiàng)目管理的管理范疇，更要求精準(zhǔn)及時(shí)的KPI度量及合同條件與條款在執(zhí)行的實(shí)時(shí)配對(duì)及罰款計(jì)算功能，以及項(xiàng)目、合同及機(jī)構(gòu)的實(shí)時(shí)管理會(huì)計(jì)。而傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理工具并不具備合同項(xiàng)目的管理功能，且完全獨(dú)立于業(yè)務(wù)和運(yùn)營，導(dǎo)致企業(yè)無法針對(duì)整體業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各個(gè)業(yè)務(wù)流程之間的信息難以自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

企業(yè)需要一款真正適用于合同項(xiàng)目的管理軟件，通過合同與項(xiàng)目的協(xié)同管理，做到多個(gè)業(yè)務(wù)部門和環(huán)節(jié)的管理。比如8MSaaS項(xiàng)目管理軟件，為企業(yè)提供業(yè)務(wù)+項(xiàng)目一體化解決方案，以業(yè)務(wù)交付為核心，從市場營銷、客戶商機(jī)、合約、項(xiàng)目、采購訂單/供應(yīng)商合約、到售后服務(wù)等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)端到端全業(yè)務(wù)流程管理。

針對(duì)合同項(xiàng)目管理的特殊性，8MSaaS通過內(nèi)嵌實(shí)時(shí)的業(yè)務(wù)與項(xiàng)目管理流程，實(shí)時(shí)管控合同的執(zhí)行、進(jìn)度、資源、采購、交付、成本及收款，靈活匹配工作流，與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，大大提供項(xiàng)目管理效益，提升業(yè)務(wù)優(yōu)勢。

1、自動(dòng)預(yù)警，實(shí)時(shí)監(jiān)控，一個(gè)頁面掌控動(dòng)態(tài)項(xiàng)目全局

在合同項(xiàng)目中，項(xiàng)目逾期可能是由某個(gè)可交付成果逾期或某個(gè)里程碑延期開始，收入達(dá)不到預(yù)期是由某筆交易偏差或某時(shí)段產(chǎn)生收入偏差開始，成本超支是由某項(xiàng)費(fèi)用超支或某次采購產(chǎn)生超支開始。業(yè)務(wù)流程中的各種問題和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生都會(huì)影響到項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)，如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，容易造成巨大的項(xiàng)目損失。

系統(tǒng)的多種監(jiān)控工具如紅色預(yù)警提醒、高亮提示、即時(shí)通知和自動(dòng)預(yù)警等，能夠讓項(xiàng)目管理者實(shí)時(shí)監(jiān)測項(xiàng)目活動(dòng)逾期或超支情況。而像業(yè)務(wù)地圖、甘特圖、里程碑監(jiān)控視圖、項(xiàng)目基線等圖形顯示，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)管項(xiàng)目的資源、進(jìn)度、采購與成本等情況，清晰了解項(xiàng)目當(dāng)前的實(shí)際進(jìn)展。8MSaaS的一個(gè)頁面即能掌控整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)況，提高可見性和監(jiān)控度，第一時(shí)間洞悉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與問題。

2、所有數(shù)據(jù)追本溯源，快速知道項(xiàng)目延誤及問題的原因及影響

合同業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理中常見的問題是，如果有人把項(xiàng)目完成狀態(tài)更改為100%，那么所有的相關(guān)活動(dòng)和子活動(dòng)會(huì)立刻變成100%完成，且無法追溯到以前的狀態(tài)。項(xiàng)目人員不誠實(shí)的行為會(huì)導(dǎo)致的嚴(yán)重的管理信息錯(cuò)誤。為了解決上述問題，工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)通過審計(jì)跟蹤記錄，能夠追蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或可交付成果。

同時(shí)，通過唯一、實(shí)時(shí)的項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的信息視圖，可以完全消除由多個(gè)版本的真相所造成的誤解，幫助項(xiàng)目管理者第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)和管理任何偏差。并提供業(yè)務(wù)項(xiàng)目、合同、項(xiàng)目和訂單執(zhí)行的多層級(jí)的，可逐層鉆取追蹤前因后果的實(shí)時(shí)信息視圖，讓項(xiàng)目管理者快速準(zhǔn)確地知道項(xiàng)目延誤及問題發(fā)生的原因及影響。

3、管理合同項(xiàng)目的收款，收入確認(rèn)及罰款，合同的收入及利潤一目了然

在業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理中，合同通常與項(xiàng)目連通，項(xiàng)目的成本會(huì)直接影響到合同的成本及利潤，項(xiàng)目的交付會(huì)影響到合同的收款及收入確認(rèn)，項(xiàng)目的可交付成果的質(zhì)量會(huì)直接影響到合同服務(wù)水平協(xié)議的賞罰。

合同管理不僅需要向業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行靜態(tài)關(guān)聯(lián)，更要進(jìn)行對(duì)象之間的動(dòng)態(tài)聯(lián)動(dòng)。例如，客戶合同的回款進(jìn)度與項(xiàng)目交付進(jìn)度實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)，當(dāng)項(xiàng)目交付節(jié)點(diǎn)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)相應(yīng)的進(jìn)度款回收提醒，項(xiàng)目也會(huì)動(dòng)態(tài)反應(yīng)合同損益，這樣才能實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目損益。

8MSaaS支持合同審批、交易內(nèi)容 (產(chǎn)品、服務(wù)及報(bào)價(jià)等)、交付及服務(wù)水平協(xié)議管理、采購及付款管理、成本預(yù)算、實(shí)際花費(fèi)及利潤管理、發(fā)票及收款管理、收入確認(rèn)、利潤及管理會(huì)計(jì)、續(xù)約管理，自動(dòng)處理付款及發(fā)票等功能。使合同與銷售、采購等業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，并從運(yùn)營損益角度為企業(yè)實(shí)時(shí)跟蹤每個(gè)業(yè)務(wù)交付項(xiàng)目的收入、成本及實(shí)時(shí)損益，各款項(xiàng)清晰明了，為企業(yè)管理者的運(yùn)營管理提供決策支持。

4、精準(zhǔn)實(shí)時(shí)的KPI度量，根據(jù)合同條款實(shí)時(shí)核算合同執(zhí)行過程中的罰款

合同項(xiàng)目有收款、收入確認(rèn)及罰款，會(huì)影響其合同及機(jī)構(gòu)的收入及利潤。若缺乏精準(zhǔn)及實(shí)時(shí)的KPI度量能力，就不能第一時(shí)間能呈現(xiàn)出違反約定KPI的罰款金額，讓項(xiàng)目經(jīng)理盡快補(bǔ)救。而且，如果財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)缺乏連通，管理者就無法看到業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上的績效，難以做出有效決策。

8MSaaS提供精準(zhǔn)及實(shí)時(shí)的KPI度量及合同條件與條款在執(zhí)行時(shí)的實(shí)時(shí)配對(duì)及罰款計(jì)算功能，自動(dòng)根據(jù)合同條款實(shí)時(shí)核算合同執(zhí)行過程中的罰款，幫助管理者做出科學(xué)有效決策。并提供實(shí)時(shí)管理會(huì)計(jì)，通過多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。

作為一款云端項(xiàng)目管理軟件， 8MSaaS項(xiàng)目管理系統(tǒng)深度貫徹一體化理念，使項(xiàng)目與業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)連通，通過強(qiáng)大的項(xiàng)目狀態(tài)追蹤和權(quán)責(zé)分明的監(jiān)控機(jī)制，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，真正提升業(yè)務(wù)優(yōu)勢。

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