從差旅費(fèi)報銷亂象看費(fèi)控，協(xié)同OA系統(tǒng)的管理實(shí)效性對比

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差旅費(fèi)報銷亂象問題，多年在各事業(yè)單位機(jī)構(gòu)、集團(tuán)企業(yè)或公司中存在。隨著國家政策號召，以及“費(fèi)控管理”科技手段的介入，近年來差旅費(fèi)報銷亂象大幅減少，效果明顯。不過，目前仍有不少企業(yè)或公司反饋，內(nèi)部或多或少還會出現(xiàn)產(chǎn)旅費(fèi)報銷亂象，而大部分原因卻來自不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏靈活性、長遠(yuǎn)預(yù)見性等的“費(fèi)控管理”，每年造成嚴(yán)重的財務(wù)損失?；谶@些困難，業(yè)內(nèi)人士對把握“費(fèi)控管理”的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)有了重新思考。以協(xié)同OA來說，具備靈活性、便捷性、預(yù)見性的智能協(xié)同管理OA系統(tǒng)中的“費(fèi)控管理”平臺或系統(tǒng)，對于企業(yè)或公司的管理價值非常高。

那么，當(dāng)下諸如泛微、華天動力、致遠(yuǎn)等主流的協(xié)同管理OA系統(tǒng)品牌，TA們的“費(fèi)控管理”操作性能如何呢？選擇誰才能實(shí)現(xiàn)管理價值最大化？結(jié)合三家的“費(fèi)控管理”模式，尤其在報銷差旅費(fèi)用方面可以重點(diǎn)了解，對比其各自的特色，方便企業(yè)或公司選擇！

泛微OA

泛微OA的“費(fèi)控管理”解決方案充分考慮的是預(yù)算費(fèi)用在“事前、事中、事后”三階段式的原則，打造了一體化的“預(yù)算費(fèi)控”解決方案。整體方案先是建立不同的費(fèi)用類型，建立對應(yīng)的預(yù)算體系，將費(fèi)控體系與預(yù)算管理體系關(guān)聯(lián)、融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算與費(fèi)用執(zhí)行統(tǒng)一化。

方案過程中，泛微OA的“費(fèi)控管理”應(yīng)用了不同類型的報表，以滿足不同的費(fèi)控類型，因此各自不同業(yè)務(wù)相關(guān)的人員在進(jìn)行費(fèi)用審批時，可以根據(jù)所在的崗位、級別、費(fèi)用的類型，報銷的金額由費(fèi)控管理系統(tǒng)來自動判斷，尋找對應(yīng)的人員進(jìn)行審批，預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)權(quán)限。

比如差旅費(fèi)報銷，員工只要在系統(tǒng)中找到對應(yīng)的報銷類型，即可以通過多來源系統(tǒng)及流程的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速關(guān)聯(lián)報賬，同時對費(fèi)用金額直接關(guān)聯(lián)預(yù)算執(zhí)行管控，當(dāng)然也可以通過手機(jī)或其他智能移動設(shè)備輕松完成報賬業(yè)務(wù)。

整體來說，泛微OA的“費(fèi)控管理”系統(tǒng)在靈活性、執(zhí)行力度方面還是可圈可點(diǎn)的，但是因?yàn)樵O(shè)置了多維矩陣模型、費(fèi)用類型分區(qū)等，偶爾可能會影響員工參與“費(fèi)控管理”時的效率程度，價值后臺技術(shù)操作也有一定難度，所有在這方面尚有一定的改善空間。

華天動力OA

華天動力OA在構(gòu)建“費(fèi)控管理”平臺時，同樣考慮到了預(yù)算前要做足的各項(xiàng)準(zhǔn)備、執(zhí)行過程中的靈活應(yīng)對以及“費(fèi)控管理”執(zhí)行后的梳理。很明顯的一點(diǎn)在于，華天動力OA的“費(fèi)控管理”平臺在功能上的實(shí)用價值最大化，也就是說充分考慮到了領(lǐng)導(dǎo)、員工的操作靈活性、高效性。

當(dāng)然，華天動力的“費(fèi)控管理”平臺具備這樣的特色與其軟件本身的“智慧流程”、“智能報表”以及“數(shù)據(jù)信息高度集成”的優(yōu)勢有關(guān)，將這些功能及先進(jìn)工具應(yīng)用到“費(fèi)控管理”系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)信息落地，提高效率。

比如“導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)”時，財務(wù)部門分別就“費(fèi)控的部門邊界”和“預(yù)算科目”反復(fù)與高層管理者溝通確認(rèn)后，可以通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，直接把預(yù)算數(shù)據(jù)從Excel預(yù)算模板或金蝶、用友、ERP等管理軟件導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，包容性強(qiáng)。

還是以差旅費(fèi)用報銷為例，比如財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和其他領(lǐng)導(dǎo)在審批時，可以查看該筆申請是否在預(yù)算內(nèi)，該科目項(xiàng)下預(yù)算的可用余額是多少。另外，若是正在審批中的預(yù)算額度會被暫時凍結(jié)，直到審批流程完成后該筆額度會被劃轉(zhuǎn)到“已用額度”中，特別靈活。

另外，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)設(shè)置了“預(yù)算偏差預(yù)警”，十分人性化，依據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的預(yù)算臨界值預(yù)警;更具管理依據(jù)的是，系統(tǒng)中可以進(jìn)行“多維預(yù)算分析與數(shù)據(jù)報表”，這樣就可以非常明確的了解預(yù)算費(fèi)用情況，執(zhí)行相關(guān)管理措施。

這樣一來，華天動力的“費(fèi)控管理”平臺就比較容易讓企業(yè)或公司的領(lǐng)導(dǎo)、員工們靈活操作，沒什么難度，而且靈活貫通不存在信息孤島，把“費(fèi)控管理”的價值充分發(fā)揮出來。

致遠(yuǎn)OA

致遠(yuǎn)OA的“費(fèi)控管理”框架很注重規(guī)范化，設(shè)置了專門的“費(fèi)控空間”，進(jìn)入系統(tǒng)中到空間里即可進(jìn)行如預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、統(tǒng)計分析、預(yù)算考核等方面的了解。在靈活性方面，致遠(yuǎn)OA的“費(fèi)控管理”的表現(xiàn)比較簡潔、明了。比如“靈活費(fèi)用預(yù)算管理類型”板塊中，主要就用于“常規(guī)類費(fèi)用預(yù)算管理”和“專項(xiàng)類費(fèi)用預(yù)算管理”。常規(guī)類如差旅費(fèi)、房屋租賃費(fèi)、辦公用品購置費(fèi)等，專項(xiàng)類如xx項(xiàng)目資金等。

至于在流程審批、執(zhí)行過程中，致遠(yuǎn)OA的“費(fèi)控管理”系統(tǒng)似乎缺少了一些數(shù)據(jù)信息的集成和流通共享的優(yōu)化，這樣有可能會對執(zhí)行效率有一些影響。比如差旅費(fèi)報銷時，領(lǐng)導(dǎo)、員工或許都可以在“多種預(yù)算編制方案”中找到相應(yīng)的導(dǎo)入板塊，發(fā)起審批，但如果涉及到多個部門，多位領(lǐng)導(dǎo)的話，有可能需要更長時間。

所以，致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)的“費(fèi)控管理”在預(yù)算類型多樣化、變動大等特點(diǎn)進(jìn)行了周密的功能板塊設(shè)計，但是還需要對數(shù)據(jù)信息的集成、流通進(jìn)行優(yōu)化管理。

通過對三家不同協(xié)同管理OA系統(tǒng)品牌在“費(fèi)控管理”方面的操作設(shè)計對比，以及集合差旅費(fèi)報銷個例的權(quán)衡，不難發(fā)現(xiàn)三家廠商的協(xié)同管理OA系統(tǒng)已經(jīng)在“費(fèi)控管理”方面基本為企業(yè)、公司實(shí)現(xiàn)了高效、靈活、可預(yù)見的解決方案，只不過各企業(yè)或公司可以根據(jù)自身需求來做出選擇，從而更好的避免一些如差旅報銷亂象等費(fèi)控管理“漏洞”的發(fā)生。

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