小鴨集團(tuán)借力泛微OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章、證照、合同一體化管理

2020-04-23 16:01 來(lái)源：互聯(lián)網(wǎng) 我來(lái)投稿撤稿糾錯(cuò)

(圖片素材來(lái)自小鴨集團(tuán)官網(wǎng))

亞洲第一臺(tái)滾筒洗衣機(jī)生產(chǎn)制造商——山東小鴨集團(tuán)，已經(jīng)發(fā)展成為集家用電器、商用電器、冷鏈產(chǎn)業(yè)、汽車裝備產(chǎn)業(yè)、新能源和國(guó)際貿(mào)易為主業(yè)的綜合性大型企業(yè)集團(tuán)。

創(chuàng)新產(chǎn)品，產(chǎn)業(yè)升級(jí)：

隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，對(duì)于大型制造業(yè)，優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)管控模式、強(qiáng)化集團(tuán)管控成為了小鴨的管理新要求。

泛微OA系統(tǒng)協(xié)助小鴨集團(tuán)建設(shè)了統(tǒng)一協(xié)同辦公平臺(tái)，以管理制度為支撐，固化各業(yè)務(wù)流程，覆蓋所有下屬子公司及部門，整合門戶、文檔管理、統(tǒng)一組織待辦、溝通協(xié)作、移動(dòng)辦公等多個(gè)功能，實(shí)現(xiàn)一體化協(xié)同管理。

(小鴨集團(tuán)辦公平臺(tái)架構(gòu))

小鴨集團(tuán)一體化系統(tǒng)辦公平臺(tái)亮點(diǎn)

一、統(tǒng)一辦公入口，隨時(shí)隨地辦公

多樣化門戶

泛微OA系統(tǒng)幫助小鴨集團(tuán)搭建了統(tǒng)一即時(shí)門戶平臺(tái)，“以人為核心”的崗位工作、溝通、資訊、決策一體化工作門戶。

包括報(bào)表門戶、經(jīng)銷商門戶、技術(shù)門戶和個(gè)人門戶，讓信息根據(jù)不同崗位和功能模塊自動(dòng)匯集，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，員工能夠快速獲取自己所需的信息。

(報(bào)表門戶)

移動(dòng)app

移動(dòng)端與PC端消息同步，辦公消息實(shí)時(shí)推送，在外也可通過移動(dòng)端接收、處理信息。

【小結(jié)】：建立統(tǒng)一溝通、信息共享平臺(tái)，讓員工之間協(xié)作更高效、信息獲取更及時(shí)。

二、企業(yè)印章、證照規(guī)范管理

>>印章管理：

印章安全關(guān)系著集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)的方方面面。作為大型企業(yè)，小鴨集團(tuán)印章多且分散，難管理，因此，集團(tuán)公章的屬性、使用、變更信息的統(tǒng)計(jì)維護(hù)與查詢至關(guān)重要。

泛微通過建模，為小鴨集團(tuán)搭建了靈活的印章管理模塊，幫助小鴨集團(tuán)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化印章管理，讓印章使用更規(guī)范、高效、安全。

1、印章信息

小鴨集團(tuán)及下屬公司印章專員通過數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)，形成印章信息臺(tái)賬，集中維護(hù)公司組織架構(gòu)內(nèi)每一枚印章的所有信息。

通過印章管理臺(tái)賬，可查詢本單位印章的狀態(tài)以及出借情況、維護(hù)本單位印章信息的數(shù)據(jù)，進(jìn)行增加和修改，可隨時(shí)查詢用印記錄，保證印章使用可跟蹤、可追溯。

(印章臺(tái)賬)

2、印章全生命周期管理

盜用章、人情章、蘿卜章等違規(guī)蓋章亂象層出不窮，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控面臨巨大挑戰(zhàn)，規(guī)范印章使用要從印章刻制到注銷整個(gè)生命周期進(jìn)行監(jiān)管。

通過對(duì)印章管理過程進(jìn)行流程化管控，對(duì)印章的出借、啟用、停用等操作進(jìn)行全過程記錄，通過流程的流轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)更新臺(tái)賬中印章狀態(tài)信息。

(印章申請(qǐng))

通過完整的生命周期流程管理，協(xié)助小鴨集團(tuán)清晰記錄使用過程，讓每個(gè)用印動(dòng)作都有據(jù)可循，規(guī)范用印過程，落實(shí)公司印章使用制度。

>>證照管理：

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大、分子公司的數(shù)量增多，證照越來(lái)越多，管理難度越來(lái)越大。

營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證明文件等各類證照材料如何保存、新舊材料如何區(qū)分?

1、證照臺(tái)賬

泛微OA系統(tǒng)以電子化流程為基礎(chǔ)，協(xié)助小鴨集團(tuán)實(shí)現(xiàn)各類證照信息智能維護(hù)、借用線上審批、全程跟蹤、查詢便捷的智能化管理模式。

將小鴨集團(tuán)及下屬公司證照數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，形成證照信息臺(tái)賬，按照企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、證照種類，實(shí)現(xiàn)分類管理，無(wú)論是總公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，還是子公司的經(jīng)營(yíng)許可證，都能快速鎖定。

2、證照出借

證照一多、需求一多，借閱工作管理起來(lái)就越難。各個(gè)分支、各個(gè)部門，那么多員工誰(shuí)借閱了、借多久、歸還情況怎么樣，光靠人工管理很難理清，時(shí)間一長(zhǎng)證照便不知去向。

泛微證照管理系統(tǒng)，和傳統(tǒng)環(huán)境下通過口頭或填單借閱方式不同，所有使用需求必須走統(tǒng)一的申請(qǐng)流程，審批通過才能使用。

(證照申請(qǐng))

通過資質(zhì)出借流程，或者通過證照信息建模查詢列表快捷發(fā)起出借申請(qǐng)。在申請(qǐng)過程中，流程自動(dòng)記錄使用信息，申請(qǐng)人/出借人是誰(shuí)、借閱了什么、打算什么時(shí)候歸還等等，一一備案，隨時(shí)追蹤。

【小結(jié)】： 泛微協(xié)助小鴨集團(tuán)為公司的印章和證照建立電子檔案，調(diào)用有序，為企業(yè)安全用章、用證護(hù)航。

三、企業(yè)人員考勤有序管理

作為大型制造企業(yè)，或許需要倒班、加班，一天中分時(shí)間段安排不同的人或班組進(jìn)行工作，周六日可能也需要安排人上班。

如何精確計(jì)算員工上班、休假時(shí)間，是不少制造企人事部門需要考慮的問題。

泛微通過建模功能導(dǎo)入加班數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊生成加班即可統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

(加班換休)

加班換休審批流程中，根據(jù)輸入的姓名，自動(dòng)帶出加班換休的歷史信息，同時(shí)通過限制加班明細(xì)的選擇范圍，只能關(guān)聯(lián)換休人有關(guān)的加班數(shù)據(jù)，智能化限制申請(qǐng)換休時(shí)長(zhǎng)，不能超出剩余換休時(shí)長(zhǎng)，如果超出則限制提交流程。

【小結(jié)】： 智能化計(jì)算員工加班調(diào)休數(shù)據(jù)，高效精確，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

四、企業(yè)合同電子化臺(tái)賬管理

小鴨進(jìn)出口公司的合同以出口和采購(gòu)為主，合同審批完成后錄入對(duì)應(yīng)的合同臺(tái)賬。

(合同臺(tái)賬)

1、合同信息

合同信息數(shù)據(jù)來(lái)源于合同審批流程，審批通過后，自動(dòng)生成合同信息，產(chǎn)品信息、款項(xiàng)等關(guān)鍵信息及時(shí)關(guān)聯(lián)合同。

合同臺(tái)賬能夠記錄合同整個(gè)執(zhí)行周期，以便快速查詢合同當(dāng)時(shí)的執(zhí)行情況。

2、合同執(zhí)行

通過合同間相互關(guān)聯(lián)，與合同發(fā)運(yùn)記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)同步寫入，完整記錄合同相關(guān)的發(fā)運(yùn)信息，讓運(yùn)費(fèi)、發(fā)票、發(fā)運(yùn)等數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)起來(lái)，便于查詢。

【小結(jié)】： 數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，合同信息一查便知。

五、企業(yè)移動(dòng)巡檢，生產(chǎn)安全有保障

對(duì)于大型制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，生產(chǎn)安全是重中之重。

泛微協(xié)助小鴨集團(tuán)，通過移動(dòng)引擎，搭建了安全檢查和日常點(diǎn)檢功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題在移動(dòng)端記錄，并且可拍照上傳，第一時(shí)間在現(xiàn)場(chǎng)安排糾正措施及反饋。