契約鎖電子簽章幫助大型酒店實現(xiàn)內部管理、客房服務電子化簽署

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隨著“互聯(lián)網+”、“在線辦”的普及,引入電子簽章推動酒店管理、客戶服務無紙化,將為酒店的數(shù)字化轉型注入全新動力。契約鎖在服務各類酒店客戶的過程中,充分發(fā)揮開放平臺的集成能力,與酒店常用的管理系統(tǒng)、官網等無縫對接,為酒店“物資采購、招聘、工程維修、客房服務”等內外部業(yè)務提供合法、有效的電子簽章服務,是當前酒店數(shù)字化轉型過程中有利的信息化管理工具…

>>>看點:

傳統(tǒng)用印方式都給酒店業(yè)務帶來了哪些困擾?

大型酒店的數(shù)字化轉型如何與電子簽章結合?

電子簽章可以為酒店業(yè)務管理帶來怎樣轉變?

大型酒店應該如何部署自己的電子印控平臺?

“4大”用印訴求,大型酒店的蓋章、簽字難題

訴求1

對于大型酒店尤其是連鎖酒店,分店遍布全國、員工多,各類招聘、采購、證明用印需求多,異地用印效率低,印章管控難。

訴求2

數(shù)字化轉型在即,但是受限于實體印章,無論是酒店內部管理還是外部客房預訂服務中遇到簽字、蓋章只能依靠紙質單據(jù),“線上辦”轉型難推進。

訴求3

傳統(tǒng)酒店模式,客人無論是辦理入住、預訂行程還是退房離店,都需要填寫大量的紙質表單、進行手寫簽名,不僅客房服務被限制在酒店前臺,酒店每天的用紙成本也居高不下。

訴求4

“采購”是酒店的核心業(yè)務之一,各類客房用品、食材、設備、工程維修都要在全國篩選供應商,酒店的線上采購系統(tǒng)因為缺少電子簽章功能,在簽約采購環(huán)節(jié)只能靠快遞把合同郵寄給各地的供應商,締約慢、冒簽風險高。

契約鎖在服務各類酒店客戶的過程中,充分發(fā)揮開放平臺的集成能力,與酒店常用的“OA系統(tǒng)、ERP軟件、CRS酒店預定管理系統(tǒng)、CRM客戶管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)以及微信公眾號、酒店移動APP或官網”無縫對接,為酒店“物資采購、招聘、工程維修、客房服務”等內外部業(yè)務提供合法、有效的電子簽章服務,是當前酒店數(shù)字化轉型過程中有利的信息化管理工具。

(大型酒店電子印控平臺)

電子簽章可以為酒店的業(yè)務數(shù)字化轉型提供安全、可靠、無紙化支撐:

① 幫助大型酒店打造“電子印控平臺”,全國各大分支機構印章在線統(tǒng)一管理、授權使用,使用安全、可追蹤。

② 電子簽章有真實身份支撐,確保酒店各類用印文件可驗、可識別,智能防范蘿卜章風險,提高簽約安全性。

③ 嚴格的身份認證體系借助人臉識別功能結合企業(yè)營業(yè)執(zhí)照確保供應商、員工以及顧客身份真實,提高篩查效率,降低冒簽風險。

④ 完善的數(shù)據(jù)存證可以幫助酒店及時進行司法公證,確保各項交易、消費數(shù)據(jù)真實、可靠。

⑤ 讓酒店現(xiàn)有業(yè)務管理軟件具備電子簽章能力,把員工從繁瑣的紙質合同中解放出來,徹底簡化用紙、打印、郵寄、人力成本。

“4種”特色用印場景,滿足酒店內部運營、客房服務中的簽署需求

1、酒店人事管理類業(yè)務:入、離、調、轉全程電子化

(覆蓋各類人事文件簽署需求)

對于大型酒店特別是連鎖酒店,遍布全國的門店里從管理層到服務,員工多達數(shù)千名,總部人事每個月都要忙著幫助新員工辦理入職、簽人事合同,和老員工續(xù)簽。

簽署難點:

服務類人員流動大,新員工入職、老員工續(xù)簽蓋章需求多,總部人事手動草擬、蓋章、郵寄占據(jù)大量精力和時間,異地簽署來回也要一周時間,簽署效率跟不上入職頻率,合同超期未簽風險高。

此外,每天都有很多員工要開人事證明文件,每個人都要找HR咨詢格式、催蓋章進度,效率慢,工作瑣碎又耽誤時間。

契約鎖解決方案:

契約鎖電子簽章連接人事管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng),通過圍繞人事管理周期,為酒店人事“招聘、入職、在職、調崗、離職”等各階段提供電子簽章服務,形成全程電子化人事管理閉環(huán)。

讓HR、酒店員工在OA和人事管理系統(tǒng)就能發(fā)起人事蓋章、簽約,在嚴格的流程審批中為各類人事合同、協(xié)議、證明蓋電子印章,讓勞動合同簽署過程從幾天縮減到幾分鐘。

(人事管理中的電子簽章場景)

2、酒店物資采購類業(yè)務:自動識別供應商身份,采購全程電子化

(覆蓋各類采購文件簽署需求)

客房服務中各類日用品、酒店內的娛樂設施等業(yè)務的采購工作不僅涉及資金大、數(shù)量多,效率要求也很高。

簽署難點:

許多酒店通過采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了“采購信息發(fā)布、供應商信息上報”,但是供應商資質信息、報價信息是否可靠很難第一時間確認。

傳統(tǒng)采購中所有的采購合同、供應商服務協(xié)議、詢價單由于缺乏電子簽章只能依靠紙質文件線下郵遞給供應商前后素,繁瑣、復雜的簽署過程拉長了整個采購時間。

契約鎖解決方案:

契約鎖電子簽章系統(tǒng)可以和酒店內部的業(yè)務管理軟件、采購管理系統(tǒng)集成,借助官網平臺、微信公眾號等渠道,幫助酒店打造“詢價、招標、評標、簽約”全程電子化招采平臺。

供應商身份信息全程真實保障,酒店在業(yè)務系統(tǒng)就能一鍵套用電子模板制作標準業(yè)務文件,供應商通過官網或者微信公眾號查收簽約信息,全程只需幾小時,采購快一步。

(采購合同的電子簽章應用場景)

3、酒店工程管理類業(yè)務:報修、養(yǎng)護記錄可靠、真實

(覆蓋各類報修養(yǎng)護業(yè)務簽署需求)

酒店的各類基礎設施、娛樂設備一旦出現(xiàn)故障,服務就會受到影響,高效的維修響應、定期養(yǎng)護是酒店的一項重要工作。

“報修單”、“養(yǎng)護記錄”是設備報修和日常養(yǎng)護過程中的重要記錄材料,可以幫助酒店及時了解設備維修、養(yǎng)護情況。

簽署難點:

提交“報修單”經工程管理部審核簽署后才能安排維修,中間涉及報修人、部門領導、工程管理部多個審批人,線下流轉不僅效率慢、一年下來積累的單據(jù)材料難存、難查詢。

此外,各類設備都會有專人定期現(xiàn)場養(yǎng)護并簽署“養(yǎng)護記錄”,但是紙質簽字狀態(tài),容易出現(xiàn)代寫、亂寫現(xiàn)象,用紙成本大。

契約鎖解決方案:

契約鎖通過連接酒店業(yè)務管理系統(tǒng),為酒店設備維修、養(yǎng)護工作中的單據(jù)、報告提供標準的“電子模板”及“電子簽章”服務,各類報修流程上報后,信息自動填入電子報修單模板、流轉審批、通知維修人施工,維修人用手機應用就能上報施工情況、通知驗收人簽字驗收。

全程無需跨部門溝通、不用隨身攜帶報修單,一部手機就能及時推進維修進度。

(報修單電子簽章應用場景)

4、酒店客房服務中的電子簽章應用:在線辦理入住、退訂

過去,客人辦理入住、退房都需要填寫大量的紙質單據(jù),不僅客人簽字過程繁瑣,酒店每年入住流量大,單據(jù)用紙成本高。此外,紙質單據(jù)儲存耗費人力物力,查閱難度大,想高效調取一份幾個月前的入住記錄都難。

契約鎖解決方案:

契約鎖電子簽章系統(tǒng)可以和微信公眾號、小程序以及酒店官網集成,為各類在線預定、退房業(yè)務提供合法、有效的電子簽名服務。

前臺不再是酒店唯一的客房服務地點,客戶直接在網上用手機就能上傳身份證件,通過人臉識別確認身份,在線簽字訂房、退房,體驗無紙化客房服務。

所有客人信息自動通過契約鎖電子簽章系統(tǒng)進行權威身份認證,確保人證合一,確保入住業(yè)務規(guī)范,確保每次消費記錄合法、有效。

總結

隨著“互聯(lián)網+”、“在線辦”的普及,引入電子簽章推動酒店管理、顧客服務無紙化,將為酒店的數(shù)字化轉型注入全新動力。

傳統(tǒng)紙質文件保存、查閱困難、耗材成本的不斷加重、業(yè)務流程復雜、運行效率低等局限在“互聯(lián)網+”環(huán)境下逐漸放大。合法、便捷的電子簽章應用將推動酒店管理進一步降本增效。

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