8MSaaS：項目跟蹤的好處及常見陷阱

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項目跟蹤有很多好處和理由，從項目成功的機率增加到團結團隊的創(chuàng)建。及時了解項目的進展情況和項目狀態(tài)，就容易發(fā)現(xiàn)任何可能阻止項目成功的潛在問題。完全的透明度是準確決策的必要條件。項目跟蹤使所有團隊成員和利害關系人及時了解截止日期和目標，有助于項目經(jīng)理更有信心管理項目。

項目跟蹤的四大好處

1、信息實時

首先，項目跟蹤有助于及時了解項目最新情況，獲取最準確的信息。每位項目參與者都需要立即看到項目的狀態(tài)和進展。這對于高層管理人員和代表團隊的團隊領導做出項目最高層面的決策至關重要。使用基于云的項目管理軟件，就能很輕松向高級管理層進行匯報。通過跟蹤項目，團隊成員、項目目標和活動可以保持一致。團隊成員可以保持聯(lián)系，看著目標變成現(xiàn)實。

2、及時發(fā)現(xiàn)問題

使用項目跟蹤，問題無處隱藏，萌芽中的問題能在瞬間識別。領導可以及時采取行動，重新控制局面。團隊成員可以提供幫助，相互鼓勵，把工作完成。問題解決有助于保持項目的結構，允許資源把時間花在重要的事情上。一旦問題得到解決，項目就會回到正軌，成功就會近在眼前。

3、增強團隊動力

協(xié)作是每個項目的關鍵因素。如果每個成員都清楚自己的角色，他們就能朝著團隊目標努力。隨著項目的發(fā)展，任務列表每天都在減少，團隊繼續(xù)和完成項目的動力增強。通過攜手合作以及創(chuàng)建授權團隊，項目跟蹤使所有人都參與進來，并保持一致的意見。

4、簡單準確的報告

報告通常是項目經(jīng)理需要完成的一項痛苦任務。高級管理人員希望在一瞬間獲得對每個項目的整體看法。為了管理和跟蹤項目，使用項目管理系統(tǒng)，能使報告快速而簡單。時間非常寶貴，把所有信息放在同一處，并在需要時提供詳細信息，這非常適合向高級管理人員報告的情況。

項目跟蹤的三個常見陷阱

1、無法精確衡量進展

糾正這種情況的第一步是，使用指標量化每個任務的范圍和主要的可交付成果。這些指標提供明確的檢查點，用于衡量進展并顯示下滑情況。下一步要做的事情是，與團隊成員合作，估算完成工作所需的時間。不要只在日程表中使用完成日期。實際工作和估計工作的跟蹤是任務完成情況的另一種衡量方法。這兩個指標相結合有助于更早發(fā)現(xiàn)問題。盡早解決這些問題可以在高管、利益關系人和團隊成員之間建立真正的信任。

2、項目檢查點模糊

項目經(jīng)理和高管應在計劃階段為項目管理跟蹤建立堅實的基礎。不幸的是，計劃通常不會迫使利害關系人決定他們到底想要什么。因此，項目的基礎是建立在無法衡量的模糊愿望之上。這些愿望并沒有提供衡量進展的跟蹤指標，只提供截止日期。此外，計劃不可能決定項目包含什么，不包含什么。這些不可靠的范圍定義和可交付成果很難讓人們做出正確的決策。

3、狀態(tài)報告樂觀主義

不可靠的范圍定義和可交付成果使得項目無法成功管理。可交付成果如“只有不到10%的客戶等待時間超過60秒”是項目所需要的，是可以衡量的。然后，可以將其分解為組件，向團隊成員明確說明期望他們做些什么。經(jīng)過客觀的定義后，就不會只給他們一個截止日期作為唯一的績效衡量標準。

如何進行有效的項目跟蹤？

利用項目管理工具可實現(xiàn)有效的項目跟蹤。8MSaaS PM項目管理工具提供了各種概覽，包括項目總概覽、費用、項目階段、資源、依賴、可交付成果、項目風險、變更請求、現(xiàn)狀調(diào)查、關鍵指標和對比等等，幫助項目管理者及時跟蹤項目進展和狀態(tài)，做出合理的決策。

此外，8MSaaS 項目管理工具還提供了多種實時顯示組件方便項目人員快速查看各種項目信息，包括項目匯總，文檔庫，提醒，訂單，采購合同，變更請求等。

項目跟蹤是項目管理的重要活動，貫穿項目生命周期的全過程。通過有效的項目跟蹤能夠更清楚地掌握項目的實際進展情況，8MSaaS PM項目管理工具(http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)可以幫助項目管理者實時跟蹤項目狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤解決問題，推動項目的成功。

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