如何有效提高項(xiàng)目執(zhí)行效率？

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項(xiàng)目執(zhí)行過程有助于交付項(xiàng)目的實(shí)際工作、輸出和可交付成果。因?yàn)樵陧?xiàng)目執(zhí)行階段，大多數(shù)項(xiàng)目活動(dòng)完成，項(xiàng)目可交付成果產(chǎn)生并交付給客戶。

項(xiàng)目執(zhí)行目的是什么？

項(xiàng)目執(zhí)行過程的目的是完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中定義的工作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在計(jì)劃過程中，你要確定什么時(shí)候做什么、活動(dòng)的順序及工具、將要采購(gòu)的材料和設(shè)備、整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算等。這些計(jì)劃將在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行中落實(shí)。如果你制定了一個(gè)成功的項(xiàng)目計(jì)劃，那么項(xiàng)目執(zhí)行階段就會(huì)順利進(jìn)行，你也能夠在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)成功完成項(xiàng)目。

要注意，計(jì)劃上的弱點(diǎn)會(huì)影響項(xiàng)目的執(zhí)行。這些弱點(diǎn)可能導(dǎo)致預(yù)算超支、項(xiàng)目活動(dòng)延期、質(zhì)量下降等。

項(xiàng)目執(zhí)行的重點(diǎn)是什么？

項(xiàng)目執(zhí)行有三個(gè)主要重點(diǎn)，讓我們逐個(gè)看看：

? 管理人

大多數(shù)項(xiàng)目活動(dòng)由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)處理，項(xiàng)目活動(dòng)分配給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。因此，在項(xiàng)目執(zhí)行期間，必須對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?，從而成功完?xiàng)目和成項(xiàng)目活動(dòng)。

? 遵循流程

在項(xiàng)目管理過程中以及項(xiàng)目執(zhí)行期間按步驟進(jìn)行操作，并遵循這些流程。例如，采購(gòu)管理流程中明確定義了如何從選定的供應(yīng)商那里采購(gòu)建筑項(xiàng)目的鋼材。在執(zhí)行階段需要購(gòu)買鋼材時(shí)，有關(guān)采購(gòu)管理流程將指導(dǎo)完成采購(gòu)所需遵循的步驟。

? 發(fā)布信息

由于大部分項(xiàng)目工作在項(xiàng)目執(zhí)行過程中交付，因此在執(zhí)行階段，有關(guān)項(xiàng)目的進(jìn)度信息會(huì)經(jīng)常發(fā)布給項(xiàng)目利害關(guān)系人。組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與的會(huì)議，審查項(xiàng)目當(dāng)前的狀態(tài)，在會(huì)議期間討論項(xiàng)目的后續(xù)步驟、問題以及如何解決這些問題等。

項(xiàng)目會(huì)議很重要

項(xiàng)目執(zhí)行期間，你可以組織不同類型的會(huì)議，并且在每個(gè)會(huì)議中提供不同級(jí)別的信息。舉個(gè)例子，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與的會(huì)議中會(huì)對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)、特定問題等進(jìn)行詳細(xì)的討論。在高層管理層參與會(huì)議中會(huì)獲取高級(jí)別的信息，如項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目是否按計(jì)劃開展、是否在預(yù)算內(nèi)、是否在不久的將來(lái)會(huì)出現(xiàn)任何高風(fēng)險(xiǎn)等。

會(huì)議不僅用于提供有關(guān)進(jìn)度的信息。會(huì)議期間應(yīng)討論可以做得更好的事情、問題和替代解決方案、風(fēng)險(xiǎn)以及可以確保表現(xiàn)更佳的最佳實(shí)踐。

審查項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

如果預(yù)計(jì)在不久的將來(lái)會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，那么必須審查克服風(fēng)險(xiǎn)影響的措施，以及應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)影響的應(yīng)急計(jì)劃。例如，其中一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)在不久的將來(lái)辭職。如果他辭職，新的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可能需要2周的交接期，用來(lái)接管辭職員工的活動(dòng)。這兩周的交接可能會(huì)花費(fèi)項(xiàng)目的10,000元。

項(xiàng)目高效執(zhí)行的要點(diǎn)

項(xiàng)目計(jì)劃是對(duì)未來(lái)的理想化預(yù)測(cè)，而項(xiàng)目執(zhí)行卻是跟現(xiàn)實(shí)打交道。高效地執(zhí)行需要管理項(xiàng)目里程碑、評(píng)估當(dāng)前狀態(tài)并且應(yīng)對(duì)各種變化，現(xiàn)代智能項(xiàng)目管理軟件8MSaaS PM在這方面可以減輕項(xiàng)目管理者的負(fù)擔(dān)。系統(tǒng)不但真實(shí)準(zhǔn)確反映項(xiàng)目進(jìn)展，還能誠(chéng)實(shí)明確劃分責(zé)任，從而幫助你和你的團(tuán)隊(duì)更加高效地執(zhí)行和管理。

1、項(xiàng)目目標(biāo)規(guī)劃

有著周密規(guī)劃的項(xiàng)目會(huì)讓你有時(shí)間定期停下來(lái)展望未來(lái)。你可以在8MSaaS PM內(nèi)為項(xiàng)目創(chuàng)建多個(gè)里程碑，定義下一個(gè)里程碑是什么樣的、該做什么才能成功達(dá)到這個(gè)里程碑。系統(tǒng)幫助你隨時(shí)檢查支持這些里程碑的具體任務(wù)，以確保各項(xiàng)工作得以完成。

2、追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行

追蹤項(xiàng)目執(zhí)行的工作大部分可以通過8MSaaS PM自動(dòng)追蹤來(lái)完成。系統(tǒng)動(dòng)態(tài)更新項(xiàng)目執(zhí)行情況，與業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，你和你的團(tuán)隊(duì)能隨時(shí)隨地接收項(xiàng)目消息、查看可交付成果、審批項(xiàng)目等等，監(jiān)督好進(jìn)度的執(zhí)行狀況。

而且，8MSaaS系統(tǒng)可記錄每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的真實(shí)工作完成情況——每個(gè)任務(wù)的開始、結(jié)束、工作量或持續(xù)時(shí)間——并評(píng)估這些對(duì)下一個(gè)里程碑和項(xiàng)目結(jié)束期限有何影響。一旦實(shí)際情況與原計(jì)劃有偏差，系統(tǒng)自動(dòng)上報(bào)預(yù)警，你就能對(duì)照戰(zhàn)略理清其整體影響。

3、變更控制

應(yīng)對(duì)變更是項(xiàng)目執(zhí)行工作中必不可少的一環(huán)。8MSaaS PM具有變更控制功能，可分析變更對(duì)時(shí)間、成本和本質(zhì)的影響，這一點(diǎn)非常重要。系統(tǒng)將項(xiàng)目計(jì)劃、費(fèi)用和資源分配的變更記錄關(guān)聯(lián)到指定的變更請(qǐng)求，幫助管理者跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行中的各種變更。

在如此快速變化的商業(yè)環(huán)境下，企業(yè)任何戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都是通過具體的項(xiàng)目來(lái)完成的，而管理的核心內(nèi)容是確保成果的交付。8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)打造一個(gè)透明的溝通與執(zhí)行平臺(tái)，圍繞目標(biāo)清晰、責(zé)任明確、機(jī)制健全等方面，更好地把控項(xiàng)目執(zhí)行，提高項(xiàng)目交付率。想了解關(guān)于8MSaaS的更多信息，請(qǐng)點(diǎn)擊：http://www.8msaas.cn/

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