多項(xiàng)目管理的最佳工具——PMO

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項(xiàng)目管理辦公室(PMO)是負(fù)責(zé)在企業(yè)內(nèi)建立和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)內(nèi)部小組或部門。其目標(biāo)是提高公司的整體生產(chǎn)率，產(chǎn)生高質(zhì)量的項(xiàng)目成果，最大化投資回報(bào)率。

PMO團(tuán)隊(duì)的職能針對(duì)企業(yè)的重點(diǎn)、文化、背景和企業(yè)影響，但總體而言，他們的角色和職責(zé)包括：

? 確定可引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)朝正確方向發(fā)展的項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐，尤其是在項(xiàng)目、任務(wù)或流程沒有達(dá)到預(yù)期時(shí)

? 分析企業(yè)需求，識(shí)別最合適的項(xiàng)目管理策略

? 標(biāo)準(zhǔn)化流程，使團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目生命周期(從啟動(dòng)到項(xiàng)目計(jì)劃，從執(zhí)行到結(jié)束)中擁有經(jīng)過時(shí)間檢驗(yàn)和驗(yàn)證的行動(dòng)計(jì)劃

? 審查過去類似的項(xiàng)目，想出改善工作績(jī)效的方法

? 促進(jìn)技術(shù)、資源和項(xiàng)目管理工具在公司范圍內(nèi)的共享，方便團(tuán)隊(duì)按時(shí)、按預(yù)算、在商定的質(zhì)量參數(shù)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目

? 引入可重復(fù)、可擴(kuò)展的流程以實(shí)現(xiàn)一致性和效率從頭開始創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)部PMO聽起來很簡(jiǎn)單。但這并不意味著很容易，尤其是因?yàn)樵O(shè)立這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)需要改變公司內(nèi)部既定的程序和慣例。不過，一旦你成功創(chuàng)建PMO，鑒于它的好處，這種麻煩是值得的。

1、保持質(zhì)量一致性

PMO的主要作用是標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目流程(包括術(shù)語)。也就是說，PMO還承擔(dān)了QA類型的角色，從而確保團(tuán)隊(duì)始終如一地交付高質(zhì)量的項(xiàng)目。當(dāng)然，這并不意味著接管項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而是與他們合作討論問題和解決方案，最終產(chǎn)生客戶和客戶真正想要的可交付成果。

2、簡(jiǎn)化流程

PMO最重要的目的之一或許是通過消除不必要或繁瑣的步驟來簡(jiǎn)化復(fù)雜的工作流程。使用簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化的程序可以最大程度地減少錯(cuò)誤和延誤。這樣可以縮短產(chǎn)品投入市場(chǎng)的總體時(shí)間，這是個(gè)優(yōu)勢(shì)，尤其是您在瞬息萬變的環(huán)境中工作時(shí)。

3、加大對(duì)項(xiàng)目的控制

無論是針對(duì)小企業(yè)、市場(chǎng)營銷還是建筑業(yè)的項(xiàng)目管理，在開展項(xiàng)目工作時(shí)，您都需要考慮很多事情：范圍、資源分配、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)、不斷變化的客戶期望、供應(yīng)商關(guān)系、項(xiàng)目跟蹤等等。怪不得項(xiàng)目經(jīng)理常常覺得自己被拉向幾個(gè)不同的方向。有了PMO標(biāo)準(zhǔn)，你就可以依靠來自團(tuán)隊(duì)和流程的洞察力、知識(shí)和技術(shù)，使項(xiàng)目維持在正軌。

4、集中項(xiàng)目數(shù)據(jù)

PMO跨部門和項(xiàng)目收集數(shù)據(jù)。他們從成功的項(xiàng)目中汲取最佳實(shí)踐，并從失敗的項(xiàng)目中汲取教訓(xùn)。然后，他們將這些數(shù)據(jù)和見解提供給項(xiàng)目經(jīng)理，幫助他們完成決策。

如何做好多項(xiàng)目管理？

在當(dāng)今管理多個(gè)項(xiàng)目中，技術(shù)為王。靈活、易于使用和協(xié)作的8ManagePMO多項(xiàng)目管理系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)是你及團(tuán)隊(duì)完成工作的最佳工具。

1、在同一位置管理團(tuán)隊(duì)的所有項(xiàng)目8Manage PMO讓項(xiàng)目群管理者在一個(gè)頁面監(jiān)管所有項(xiàng)目的想法成為現(xiàn)實(shí)。系統(tǒng)內(nèi)所有信息都是精準(zhǔn)實(shí)時(shí)的，幫助項(xiàng)目和項(xiàng)目群盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊(duì)合作效率。

2、優(yōu)先安排影響最大的工作8Manage 提供投資關(guān)注功能，可視化的泡泡圖讓管理者全局地查看新項(xiàng)目請(qǐng)求和現(xiàn)有項(xiàng)目的情況，做出準(zhǔn)確合適的評(píng)估，權(quán)衡與優(yōu)先級(jí)。而且系統(tǒng)足夠靈活，可以在需要時(shí)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的調(diào)整。通過與團(tuán)隊(duì)共享真實(shí)的中心信息，你可以管理多個(gè)項(xiàng)目，而不必?fù)?dān)心轉(zhuǎn)移優(yōu)先級(jí)。每個(gè)人的工作都是可見的，所以你可以快速了解團(tuán)隊(duì)的最大限度和當(dāng)前任務(wù)。

3、清晰管理和傳達(dá)期望當(dāng)你管理發(fā)生工作的溝通時(shí)，可以利用工作背后的全部?jī)?nèi)容來授權(quán)團(tuán)隊(duì)和跨部門的利益相關(guān)者。8Manage PMO通過實(shí)時(shí)更新，讓每個(gè)人都可以訪問工作進(jìn)度。無需跨電子表格，文檔和其他工具來數(shù)據(jù)和更新，你只需單擊一下按鈕即可輕松收集信息，還可與利益相關(guān)者共享。

4、分派工作并保持可見度在8Manage PMO，通過與團(tuán)隊(duì)共享一個(gè)單一的事實(shí)來源，你可以跟蹤每個(gè)人正在做的所有工作。當(dāng)團(tuán)隊(duì)的所有工作都集中在一個(gè)共享項(xiàng)目中時(shí)，你可以一目了然地了解每個(gè)人的工作任務(wù)，這些任務(wù)的進(jìn)度以及截止時(shí)間。

這樣，你可以在必要時(shí)檢入任務(wù)，而無需對(duì)其進(jìn)行微觀管理。如果發(fā)現(xiàn)有超額預(yù)定的員工和項(xiàng)目時(shí)間上的沖突，你可以推遲，刪除或重新委派任務(wù)，以使項(xiàng)目步入正軌。8Manage PMO考慮了項(xiàng)目組合經(jīng)理可能會(huì)遇到的所有風(fēng)險(xiǎn)，并確保你能夠完成多個(gè)項(xiàng)目并行的所有必要工作，而無需經(jīng)歷繁瑣的管理工作。更多詳情，請(qǐng)搜索8Manage進(jìn)行了解。

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