就項(xiàng)目管理而言，采購是指你需要購買、租賃或與某些外部資源簽訂合同以滿足你的項(xiàng)目目標(biāo)。這些關(guān)系，就像項(xiàng)目中的任何過程一樣，需要管理。
管理這些關(guān)系意味著從企業(yè)雇用的外部供應(yīng)商那里獲得最好的質(zhì)量，以協(xié)助其開展業(yè)務(wù)。企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系中存在一些圍繞成本和時間的約束。采購管理是一種更有效地處理采購、申請、訂購、加急、檢查和對帳過程的方法。
在建立合作伙伴關(guān)系或進(jìn)行購買之前，要權(quán)衡在內(nèi)部生產(chǎn)商品或服務(wù)以及將工作外包出去的利弊。從長遠(yuǎn)來看，與外部公司的關(guān)系是否必要且具有成本效益?做出明智的決定后，你才能自信地繼續(xù)前進(jìn)，確信所采取的步驟在財務(wù)上是合理的，并且符合你的進(jìn)度表。
準(zhǔn)備好從供應(yīng)商處采購商品后，項(xiàng)目采購管理將分為四個過程。
1、計(jì)劃采購管理
首先在項(xiàng)目的計(jì)劃階段確定采購。對于每個外部承包商，都需要有一份工作說明書(SOW)，以作為概述要簽約工作的文件。但是，在簽訂合同之前，需要有多個承包商投標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理可以通過他們的投標(biāo)決定誰將獲得合同。這些請求是經(jīng)過深思熟慮的，因?yàn)樗鼈冊谡麄€項(xiàng)目中起著指導(dǎo)作用，越具體越好。這避免了以后的混亂，并有助于制定更準(zhǔn)確的計(jì)劃。此過程收集在采購管理計(jì)劃中，其中包括需求文件、風(fēng)險登記、活動資源需求、項(xiàng)目進(jìn)度、活動成本估算等。有一些工具和技術(shù)來指導(dǎo)這些決策，例如制造或購買分析，可幫助確定活動是需要外部供應(yīng)商還是可以在內(nèi)部完成。 尋求專家的幫助，做市場調(diào)查和與利益相關(guān)者會面也有助于指導(dǎo)這一決策。
2、進(jìn)行采購
在完成第一階段的文書工作之后，進(jìn)行采購階段是研究你收到的投標(biāo)并決定接受哪個投標(biāo)。但是，在決定之前，應(yīng)該有一個標(biāo)準(zhǔn)來決定哪個投標(biāo)最適合該項(xiàng)目并適合你的物流管理。然后簽署協(xié)議，并更新項(xiàng)目管理計(jì)劃。通過與投標(biāo)人舉行會議，具有評估投標(biāo)書的技巧并具有獨(dú)立的估算值來確定投標(biāo)者，以確保投標(biāo)價在正常范圍內(nèi)。在你簽約的領(lǐng)域?qū)で髮＜业囊庖娨粤私馑麄兊挠^點(diǎn)并沒有什么壞處。你也可以應(yīng)用一些分析技術(shù)。廣告是一種很好的方式，可以確保你在盡可能廣的范圍內(nèi)撒網(wǎng)，這樣你可以根據(jù)所有潛在的出價者進(jìn)行決策。然后需要進(jìn)行采購談判，調(diào)整最終合同以滿足你和承包商的需求。
3、控制采購
合同簽訂后，必須將這些承包商的管理權(quán)納入總體管理職責(zé)。承包商可能會對預(yù)算和進(jìn)度表產(chǎn)生負(fù)面影響，從而導(dǎo)致項(xiàng)目偏離軌道或更糟。因此，定期更新狀態(tài)是必要的，以審查承包商協(xié)議，獲取進(jìn)度更新并檢查工作績效，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。盡管你聘用承包商是因?yàn)樗麄兪撬龉ぷ鞯膶＜遥闳匀恍枰O(jiān)督和跟蹤他們的工作，以確保按計(jì)劃進(jìn)行。最好簽約一個變更控制系統(tǒng)，并定期進(jìn)行采購績效審查，包括檢查和審計(jì)，以確保工作順利進(jìn)行。 績效報告還有助于使管理人員了解情況。需要建立支付系統(tǒng)以及索賠管理和記錄管理系統(tǒng)。
4、結(jié)束采購
正如有一個開始采購的流程一樣，也需要一個到位的流程來完成采購。
在與承包商的初步協(xié)議中，應(yīng)詳細(xì)說明什么是已完成工作，這樣雙方在何時完成工作方面就不會出現(xiàn)混淆。
保險和擔(dān)保通常也需要正式免除責(zé)任。這將確保合同的價值和完成日期沒有任何未完成的變化。采購審核有助于此過程，并有條理地進(jìn)行采購談判。你還需要一個記錄管理系統(tǒng)來管理采購過程這一階段將涉及的所有文書工作。
項(xiàng)目經(jīng)理在采購中的作用是什么？
項(xiàng)目經(jīng)理參與采購，與他們在項(xiàng)目管理過程中控制的任何其他方面一樣。 但是，此過程可能與項(xiàng)目的其他部分所擁有的權(quán)限不同。盡管項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)代表公司與承包商達(dá)成協(xié)議，但項(xiàng)目經(jīng)理通常不是一旦合同生效就執(zhí)行該合同的人。
無論如何，重要的是項(xiàng)目經(jīng)理必須參與其中。這意味著要了解項(xiàng)目管理知識體系(PMBOK)中概述的項(xiàng)目采購管理知識領(lǐng)域的六個流程。第一個是計(jì)劃采購和收購，這意味著確定項(xiàng)目需要哪些外部資源。項(xiàng)目經(jīng)理將對此具有控制權(quán)，因?yàn)樗麄兏私庹麄€項(xiàng)目的需求。計(jì)劃合同是為所需產(chǎn)品或服務(wù)(包括公司提供這些產(chǎn)品或服務(wù)的產(chǎn)品)創(chuàng)建需求。 然后通過將供應(yīng)商范圍縮小到少數(shù)幾家公司來請求賣方響應(yīng)，然后選擇賣方，這通常是采購部門的職責(zé)。
合同管理是與供應(yīng)商之間的合同管理。項(xiàng)目經(jīng)理將每天與供應(yīng)商的客戶經(jīng)理一起工作。合同履行后，便會終止合同。這通常由采購部門再次處理。現(xiàn)代PM軟件如何幫助項(xiàng)目采購?就像項(xiàng)目的任何部分一樣，采用正確的工具可以使項(xiàng)目管理采購更加有效。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/pm.html)提供電子投標(biāo)和電子采購到付款功能，以允許所有項(xiàng)目采購計(jì)劃、預(yù)算和執(zhí)行都在項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)(WBS)和預(yù)算內(nèi)完成。這意味著項(xiàng)目采購活動、可交付成果和付款是項(xiàng)目活動、可交付成果、付款和跟蹤都是自動的。
采購的成本、質(zhì)量、周期等情況都會直接影響到項(xiàng)目的交付，確保信息數(shù)據(jù)的實(shí)時傳遞與共享至關(guān)重要。8Manage PM將項(xiàng)目與采購業(yè)務(wù)實(shí)時連通，采購需求、詢比價、訂單、發(fā)票和付款管理，以及采購合同等都可以在一個系統(tǒng)實(shí)時跟進(jìn)。采購的任何流程出現(xiàn)問題都會推送到項(xiàng)目頁面，及時預(yù)警提醒項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)處理問題，避免因采購問題影響項(xiàng)目實(shí)施。
在8Manage PM，企業(yè)能夠同時掌控合同、項(xiàng)目、資源、活動、產(chǎn)品、采購、供應(yīng)商、交付、收入及成本等，實(shí)現(xiàn)采購+項(xiàng)目聯(lián)動一體化管理，大大提高企業(yè)管理效率。更多項(xiàng)目與采購的協(xié)作方法，請聯(lián)系我們獲取。
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